实验室差旅报销说明

为了给同学们创造更好的学术交流平台，实验室可以报销符合规定的差旅花费。具体规定如下：

报销总则

  1. 本规定只覆盖差旅部分，不涉及助研补贴等事项。

  2. 所有差旅项目需要事先报备导师同意，未经同意不得报销。

  3. 所有差旅采用报销方式，即同学先付款，后走学校财务手续报销。报销必须符合学校财务规定。

差旅范围

  1. 实验室承担的科研课题，对方单位需要线下实习的：报销往返大交通，不能报销住宿费。

  2. 国内举办的，和实验室课题强相关的各专委会议，CCF ADL、中文信息学会研讨会讲座：报销注册费、往返大交通、市内交通、住宿费。

  3. 国内外举办的CCF-A/B类学术会议：报销注册费、签证费、国内国际航班、住宿费。

  4. 其他必须情况的短期出差：报销往返大交通、市内交通、住宿费、饮食补贴。

学生要求

  1. 出差时必须是实验室已经确定入学的保研或者考研学生。

  2. 报销时必须是厦门大学在校学生，且未完成毕业论文答辩（否则学校财务制度无法保证报销成功）。

出差的一般注意事项

  1. 请务必注意安全，尽量结伴（可以通过参会群和其他高校同学联系）出行，不打黑车，不住黑店，不吃路边摊。

  2. 关注外地天气情况，带足衣物，防止感冒。

  3. 带好个人身份证件。

  4. 注意提前和财务助理沟通报销事宜，乘坐正规的士，住宿正规酒店（非民宿），索要完整票据，以避免发生无法报销的惨剧。

国外召开的学术会议

允许报销的会议论文范围

  1. 符合要求的CCF-A类或者CCF-B类会议论文可以报销。国外召开的CCF-C类会议不投稿，也不报销。

  2. 学生为第一作者（导师为通讯作者），或第一学生作者（导师为第一作者）。作为合作者的学生作者原则上不给予报销。

  3. 长文，包括research/industry/findings，不包括poster/short papers/demo/workshop，报销注册费+差旅费。

  4. 短文，包括poster/short papers/demo，不包括workshop，报销注册费。如果同一届会议只有一篇短文，原则上不报销该短文单独产生的差旅费。

  5. 任何情况下，第一单位不为厦门大学，导师不为通讯作者的，实验室不报销注册费和差旅费。

  6. 实验室鼓励同学参与高水平学术会议提升自己，但不做强制要求。需要提醒，大部分会议不做报告会被取消发表资格，所以如果不想去或者去不了，及早（可委托老师）找好代讲。

出差前要求

  1. 录用通知发下来后，及早办理签证、注册和机票选择，以免行程无法安排耽误了论文发表。

  2. 必须在学校系统提交出国境审批表。

  3. 必须在出国前提交录取论文的完整材料。

报销范围和规定

  1. 签证。可以报销签证费，大交通，住宿费（只能报销最多两天住宿费，即签证前一天和当天的当地住宿），市内交通（只能报销签证当天的的士费用）。签证差旅报销参照国内会议规定。

  2. 国际航班。优先选择国内航空公司直达航班，确需中转的需要按照财务规定提交审批。只能乘坐经济舱。往返超过1万元人民币的，需要作比价表（多航班价格截图）经导师同意，否则不可以报销。

  3. 注册费。可以报销early bird regular full注册费（如果国外出差多人，可以同时报销student注册费）。注册费中不能包含workshop、additional banquet ticket等多余费用。请及早注册，迟注册的费用会提高，原则上不予报销。

  4. 住宿费。只能在会议召开地。时间最多可以在主会开始前和结束后各一天。例如KDD main conference（不包含workshop、tutorial等）开会时间是8.6-8.8，则出差时间最长可以是8.5（到达当地）-8.9（离开当地），路途时间（例如国际航班通常需要提前一天出发）不包含在内，晚到或者提前离开是可以的，超出该时间段则不予报销。超过150美元一晚的酒店，需要作比价表（开会地点周边酒店价格截图）且经导师同意，否则无法报销。

  5. 其他费用。未经提前报备的所有其他费用都不能报销，包括但不限于餐饮、保险、租车、行李托运等费用。

国内召开的学术会议和讲座

允许报销的范围

  1. CCF和中文信息学会相关专委学术会议，目前仅包含NDBC和YSSNLP。没有发表论文要求，想去都可以去。

  2. CCF ADL，主题需要和在研课题强相关。需要和导师报备，否则无法报销。

  3. 在国内召开的CCF A/B类会议，厦门大学为第一单位，第一作者（或学生第一作者，且导师为第一作者），导师为通讯作者的长文或短文，包含research/industry/findings/poster/short papers/demo，不包括workshop。需要和导师报备，否则无法报销。

报销范围和规定

  1. 国内航班。必须厦门出发，返回厦门，特殊情况需和导师报备。只能乘坐经济舱。

  2. 火车。必须厦门出发，返回厦门，特殊情况需和导师报备。只能购买二等座或硬卧以下。

  3. 注册费。可以报销早鸟会员注册费，包括学生、团体等不同形式。如果需要入会，可以同时报销会费（如CCF会员费）。注册费中不能包含workshop、additional banquet ticket等多余费用。

  4. 住宿费。住宿时间最多为主会开始前一天到结束后一天，超过时间（如会议workshop day）的住宿不报销。每人每天每间房（双人间按平均）不超过400元。

  5. 市内交通费。凭借正规出租车车票报销。快车、拼车、网约车（包括滴滴等）等无法报销。

  6. 餐补。如会议和研讨班明确写明不包含食宿，则按照财务规定补贴。如无明确写明或会议实际提供（一般学术会议均包含了午餐和晚餐），均不补贴餐费。

  7. 其他费用。未经提前报备的所有其他费用都不能报销。

国内出差

允许报销的范围

  1. 实验室承担的科研课题，且对方单位需要短期交流或者线下长期实习的。

  2. 其他情况需要和导师申请，原则上均不能报销。

报销范围和规定

  1. 国内航班。必须厦门出发，返回厦门，特殊情况需和导师报备。只能乘坐经济舱。

  2. 火车。必须厦门出发，返回厦门，特殊情况需和导师报备。只能购买二等座或硬卧以下。

  3. 住宿费。短期出差（小于7天）可以报销目的地住宿费，要求每人每天每间房（双人间按平均）不超过400元。

  4. 补贴。短期出差（小于7天）按照财务规定给予餐费（每天100元）和交通补贴（每天80元包干）。注：财务规定给了交通补贴就不能报销市内交通费，因此可以根据实际情况就高选择出差期间实报实销或者领取补贴。

  5. 其他费用。未经提前报备的所有其他费用都不能报销。

出差后提交材料

  1. 报销的总原则就是，出了多少钱，就得有多少票据。这些票据包括，证明出了钱的票据（POS机小票或者网银记录），证明钱是正当消费的票据（发票）。如果各种票据不一致（如公章上的单位不同），通常无法报销。如果各种票据金额不一致，按照少的那一项报销。

  2. 为了方便同学，下面整理了目前已知的所有票据要求。但是，由于学校财务规定的不断变化，所有票据是否合规充分以财务助理老师的要求为准！。

飞机票

  1. 需要符合上述的实验室规定。

  2. 报销票据：机票行程单，付款记录，登机牌（只有国际航班需要）

    • 国内航班的行程单可以是买票时取得/要求邮寄，或者在飞机起飞一小时后在机场相应航空公司柜台领取行程单。如果到达机场时已经很晚，柜台下班了，可以在一周内到航空公司网点领取。
    • 国际航班的行程单是电子行程单（由开票机构给）+发票+登机牌需要保留。
    • 付款记录可以是POS机小票，或者是网银记录打印（例如，支付宝里的账单详情）。需要签上学号。
    • 除特殊情况（航班取消）不能退票、改签。特殊情况退票改签，必须取得航班特殊情况说明，退票费发票、改签费发票，否则无法报销。

火车

  1. 需要符合上述的实验室规定。

  2. 报销票据：火车票

    • 火车票可以当日在“报销凭据”的机器里拿，30日内在柜台带身份证取，超过时间先打12306人工客服取得订单号并解锁后，带着身份证到售票柜台取。
    • 除特殊情况（天气原因）不能退票、改签。退票改签和乘客意外险等，请保留退票和意外险发票，否则无法报销。

住宿

  1. 需要符合上述的实验室规定。

  2. 国内住宿报销单据：发票、水单、付款记录
    • 国内住宿发票类型：普通发票（不需要增值税专票）。不要固定面值的手撕发票。纸质发票用的是第二联记账凭证。可以是电子发票（但需要索要电子版pdf）。
    • 发票抬头写“厦门大学”，税号12100000B36952193C，发票项目写“住宿费”。发票备注：“订单号：xx，酒店：xx，入住人：xx，入住时间：xx，离店时间：xx”。
    • 在退房时索要水单并要求盖章，请比你预计的出发时间至少提早半小时去办理退房手续。水单里应体现入住人姓名、入住和退房时间、房号、酒店名等。
    • 住宿单据需要三一致，即发票公章、水单公章、付款记录的收款方全称，三者完全一致。请特别注意下面的一些票据要求都是由于现实情况无法做到“三一致”造成的特殊需求。
    • 付款记录（POS机小票或者转账记录），不要用现金付款。
  3. 无法做到“三一致”的情况
    • 如果付款给携程，导致收款方户名不是酒店而是携程（一般为赫程国际旅行社等名），需要提供携程的订单截图（长截屏或网页端打印，显示携程字样、订单号、入住人、酒店、金额、时间等）。
    • 如果发票由携程开，导致发票公章不是酒店，要在发票备注里写上“订单号：xx，酒店：xx，入住人：xx，入住时间：xx，离店时间：xx”。
    • 如果酒店提供的发票公章/水单公章和携程订单上酒店名字不一致，需要酒店提供说明并盖章。说明文件内容说明。 按照实际情况修改说明中相应部分，加前台微信，打印后盖公章。

注册费

  1. 需要符合上述的实验室规定。

  2. 报销单据：收费标准、论文录用函或邀请函、论文首页、发票或收据、付款记录

    • 收费标准一般是会议网站截图或打印，有的会议会提供邀请函里有，把对应的选项圈一下。相关文字需要中文翻译。
    • 论文录用邮件通知，翻译论文题目和录用相关文字。
    • 论文首页，需要体现DOI号，翻译论文题目，该中文翻译要和录用通知的论文题目相同。
    • 大部分国内会议会提供发票。发票抬头写“厦门大学”，税号12100000B36952193C，发票项目“会议注册费”或“会议费”。
    • 在国内开的会议（不管主办方是不是外国的或者英文为工作语言），付款是人民币，都需要中文发票。
    • 在国外开的会议，不能提供中文发票，一般需要在注册后下载receipt或者invoice，需要包含”receipt”或”invoice”字样，有”payment”付款卡号、时间、和金额，有”order detail”具体的事项如某会议注册费或某组织membership等。不符合格式的需和主办方发邮件申请。相关文字也需要中文翻译。
    • 注册费如果需要会费的，报销同样需要收费标准、付款记录、和发票或收据（国内社团组织只能提供收据）。
    • 付款记录的收款方需要和发票开具方相同。如果是国外的组织需要翻译。
    • 用外币结算的注册费按照报销当月的汇率结算，可能存在汇率差别（即有可能比你付出的多了或者少了）。

市内交通

  1. 出租车票
    • 在出发和到达城市，来回机场都可以打车。其中，出发只能报销一张的士票，返程的到达也只能报销一张的士票。例如，7.24从厦门出发到上海，停留3天，7月26回到厦门。那么7.24厦门的的士票和7.26厦门的的士票都只能报销一张。
    • 不要打同一辆车（无法报销！）例如，不要搭乘某出租车到A地后，已停车开票，又让它继续带你到B地。
    • 不能出现连号发票（50个号内）
    • 非工作时间（比如零点）的车票不能报销
    • 测试发票（0000号）不能报销，应该要求司机重打
    • 看不清金额的不能报销，应该要求司机重打
    • 有的城市没有机打的士票，只有手撕的，是可以的。注意时间不要过期。
    • 高速公路过路费发票要保留
    • 的士费超过60元要用铅笔在车票上写起止地点
  2. 单张票在200元以内不需要付款记录。大于200元的，不能使用现金，需要提供付款记录。

2024.08.01开始执行